[摘要]会计电算化工作已经在我国各行业、各部门开展多年，但有关的管理制度比较滞后。本文提供了一套适应交通征稽部门的《会计电算化管理制度》，对其他部门也有参考价值。

　　目前，大部分交通征稽部门实现会计电算化后都没有建立相应的管理制度。笔者经过几年的电算化实践，并根据《中华人民共和国会计法》和财政部关于《会计电算化管理办法》的有关规定，结合目前交通征稽部门的行业特点，总结出一套适应交通征稽部门的《交通征稽部门会计电算化管理制度》，供大家参考。

　　第一章  会计电算化岗位责任制

　　第一条 会计电算化岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括系统管理、系统操作、计算机软件、硬件系统维护等。

　　第二条 系统管理员：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，此岗位可由会计主管人员担任。

　　第三条 系统操作员：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，操作会计软件登记机内账簿，打印输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。系统操作员应具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由会计担任。

　　第四条 稽核员：负责对输入计算机的会计数据进行审核，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位可由会计主管人员兼任。

　　第五条 计算机软件、硬件系统维护员：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位可设在省局或市处（分局）。

　　第二章  会计电算化操作管理制度

　　第六条 系统管理员对会计软件操作、管理的内容和权限有：账务处理权限：查询权、录入权、修改权、打印权、科目设置权、审核权。部门核算权限：查询权、修改权、打印权。往来账权限：查询权、录人权、修改权、打印权。银行对账权限：查询权、录人权、修改权。其他权限：备份、恢复权、操作日志查阅权。杜绝未经授权人员操作会计软件。操作密码可以用下管一级的方式控制和监管（省局管理市处或分局的操作密码；市处或分局管理所或站的操作密码）。

　　第七条 系统操作员对会计软件操作的内容和权限有：账务处理权限：查询权、录入权、修改权、打印权、科目设置权。部门核算权限：查询权、修改权、打印权。往来账权限：查询权、录入权、修改权、打印权。银行对账权限：查询权、录入权、修改权。其他权限：备份、恢复权、操作日志查阅权。操作员密码由操作员自行保管或修改，其他操作员包括财务主管也无权知道、修改其密码。

　　第八条 系统维护员对会计软件操作、管理的内容和权限有：对账务系统操作密码的修改权、对软件的版本升级权、软件硬件出现故障时进行排除权。

　　第九条 输入原始凭证和记账凭证前需会计主管人员进行审核，禁止已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。

　　第十条 操作人员离开机房前应将该运行的会计软件退出到“密码口令”前的状态，必须将所有的运行程序关闭后方可关掉计算机电源。

　　第十一条 操作人员上机后必须填制上机操作记录，系统管理员应保存好上机操作记录，便于日后核查。上机操作记录的内容有：操作人员姓名、操作时间、操作内容、故障情况、是否做好了备份工作等。

　　第三章  计算机软件、硬件管理和数据管理制度

　　第十二条 征稽处（分局）、征稽所（站）要保证机房设备安全和计算机正常运行，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。

　　第十三条 计算机附属设备包括UPS电源等设备，应配备齐全，在没有UPS电源保护的情况下不准开机操作，以免发生意外事故。

　　第十四条 征稽处（分局）、征稽所（站）要确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。

　　第十五条 征稽处（分局）、征稽所（站）要做好会计数据的备份工作，日常操作后必须做出一份备份，由会计主管人员保管；每月记账、结账后应做出双备份，并由会计主管人员将其中一份送交档案室保管；需用存档的备份时，应由会计主管人员到档案室提用，档案保管员应做好使用记录。

　　第十六条 对通用会计软件进行版本升级和计算机硬件设备进行更换时，必须由省局审批后方可进行。在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并在该单位领导和会计主管人员的监督下进行。

　　第十七条 建立计算机硬件和软件出现故障时的上报制度，并由设在省局或市处（分局）的系统维护人员排除故障。

　　第十八条 防治计算机病毒的措施征稽处（分局）、征稽所（站）要配备不少于一种查、消计算机病毒的软件。鉴于目前会计电算化计算机属于单机运行时期，严禁无关的人员操作计算机；严禁运行外来软件，确实有必须要运行其他软件时，须经系统管理员审核，并经过消毒处理后方可运行。严禁在电算化计算机上玩游戏。

　　第四章  电算化会计档案管理制度

　　第十九条 电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及存储在其他磁性介质或光盘上的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算机公式）等数据。

　　第二十条 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部的有关规定对会计档案进行管理，此项工作由会计主管人员负责。

　　第二十一条 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，每月记账、结账后的会计档案应做双备份，存放在两个不同的地点；其中一份存在单位档案室，另一份由会计主管人员保管。

　　第二十二条 采用磁性介质保存会计档案，要在半年内进行检查并复制一次，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

　　第二十三条 通用会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

　　第五章  计算机替代手工记账的有关规定

　　第二十四条 采用计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是会计电算化的目标之一。

　　第二十五条 替代手工记账的单位，应具备以下条件：

　　1、配备了省局统一使用的会计软件和相应的计算机硬件设备；

　　2、配备了相应的会计电算化工作人员；

　　3、建立了严格的内部管理制度。

　　第二十六条 具备条件的单位可采用计算机替代子工记账，替代手工记账之前应由省局按有关规定审批；计算机与手工并行三至六个月，且计算机与手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。

　　第二十七条 替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，由于在计算机与手工并行期间，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。

　　第二十八条 计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由会计主管人员查明原因并向本单位领导书面报告。

　　第二十九条 采用计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表应当符合省局统一要求，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

　　第三十条 在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此，可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。

　　第三十一条 现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少不能满页打印的，可按旬打印输出。其他明细账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季或按年打印；发生业务少的账簿可满页打印；总分类账可按年打印。

　　第三十二条 在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

　　第三十三条 替代手工记账后，各单位应做到当天发生的业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。