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期初金额差错的会计处理及财务软件设计

来源: 上海会计 李氟 欧阳峰 编辑: 2003/12/16 14:44:28  字体:
    按照会计制度规定,对适用于追溯调整法的会计政策变更、会计差错更正等,应调整会计报表的期初数。但目前国内绝大多数财务软件都没有考虑到这一问题,没有提供相应的功能。本文试对财务软件中期初金额需要调整的情况作一分析,并研究其设计对策。

  一、必须调整期初金额的情况

  1.依据会计准则的相应规定。《企业会计准则一一会计政策、会计估计变更和会计差错更正》明确指出:“本期发现的与前期相关的重大会计差错,如影响损益,应将其对损益的影响数调整发现当期的期初留存收益,会计报表其他相关项目的期初数也应一并调整”。

  [例]某企业在2003年发现2002年漏提一笔折旧费100,000元,该折旧应计入上期管理费用。但该企业2002年度已结账,相应的报表已报出(不考虑所得税的影响)。按规定,对上述事项应在发现当期作如下调整分录:

  借:以前年度损益调整   100,000

      贷:累计折旧         100,000

  借:利润分配一未分配利润  100,000

      贷:以前年度损益调整    100,000

  2.会计电算化中出现的特殊情况。期初金额的差错也可能出现生初始化数据的手工录入工作中。对于财务软件而言,期初金额的产生通常有两种方式:初始化(初次使用)时的手工输入;上年结账后软件自动将上年期末数转入。对于后一种情况,因为是软件自动将上年期末数结转至本年的期初数,通常不会出错。大部分期初金额产生差错都发生在前一种情况,如误将待摊费用和其他应付款的期初余额10,000元看成1,000元输入。对此,必须采用合理办法予以调整。

  二、现行财务软件中的处理方法分析

  由于没有考虑到会有必须调整期初金额的情况,大多数财务软件都缺乏处理此类问题的完善功能。在实际工作中,很多用户采用“反结束初始化”功能,通过重新开放初始化模块让用户直接用手工修改期初数的方式。笔者认为,这种做法不可取。其弊端有三:

  1.无法留下对差错修改的业务痕迹。会计差错的修正也是会计业务,必须对其及时记录,留下业务痕迹。否则,会导致审计线索的缺失,容易引起舞弊;时间长了也会忘记这笔业务。就上例而言,会计差错让用户直接手工修改期初数,会导致该企业2003年会计报表的期初数不等于2002年期末数的情况,如果差错更正没有及时记录,将来查账时谁还会知晓其前因后果?

  2.采用手工方式调整数据可能会因为操作员的疏忽而导致账与表、表与表之间金额的不一致。因为上述会计差错同时涉及到资产负债表和利润表,如果操作员不同时对相关账表数据修改的话,会影响账表之间的勾稽关系。

  3.让用户直接用手工修改机内数据会使软件缺乏相应的控制。期初数是重要的会计数据,如果对该数据的修改不加以适当的控制,数据的安全性将无法得到保证。

  三、建议软件设计中采用新的处理方法

  1.对于本期发现前期会计差错的情况,笔者认为可以考虑在软件中增加一项“期初金额调整”功能,通过编制追溯调整分录的方式来处理该类问题。具体作法是:首先,按准则要求编制调整分录,并在“期初金额调整”功能中将其输入软件;由指定权限的会计主管人员对其进行审核后,根据审核通过的分录,自动调整相关账户的期初数。这样,既通过授权、分工和调整分录,留下审计线索;又能利用软件自动处理的特点,防止账表数据间的不平衡。

  2.对于本期发现录入期初数有差错的情况,也可以通过“期初金额调整”功能来实现。因为根据会计基本原理,某一账户金额有差错,必然有某一或某几个对应账户出现同金额的差错,同样可以通过编制调整分录的方式来对该差错进行处理。本期发现期初数有差错,也属于会计差错,可以将其视同为“本期发现前期会计差错”的情况,通过增加的“期初金额调整”功能来解决。


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