笔者所在林场从1991年11月起参加职工基本养老保险（1996年6月补办投保手续并缴费），养老保险业务由财务科和劳动人事科共同管理。个人应交费由劳人科计算上报批准后，下发给各单位代扣代交财务科，财务科收款后上缴自治区林业保险管理所。几年来，只在财务科“其他应收款”下设“养老保险”明细目记录收费情况。结果，每人应交、已交、欠交费没有个详细的数据。经常有职工来闹事，说是多交了保险费，要求退还。
　　
　　1999年5月，我们着手清查历年缴费情况。在清查工作中，发现有些单位只代扣而不上交，所扣款自己存着吃利息；有些人根本就没交；有些单位上交代扣款时没有附交费人员名单。针对现状，我们在银行开设了保险专户，做到保险基金专款专用，明确只有收到款项时，才能算交费。运用Excel为每个职工设立个人缴费明细表，作为“养老保险”明细账的附表。这样经过清查，追收欠费，填写《机关事业单位职工养老保险手册》并发给职工核对签名，同时通过各种渠道和途径大力宣传参加职工养老保险的意义，使职工转变观念，提高了对参加养老保险的认识。使养老保险个人应交费的收缴难度降到了最低处，养老保险管理工作也步入正轨。
　　
　　在对职工养老保险个人交费管理方面，取得如此成果，得益于Excel工作表的有效运用。下面将此个人缴费明细表的设计、编制、公式设计、使用方法等具体介绍如下。

　　一、设计目标

　　与账簿对应，简单明了，易于操作，直观实用，能随时查询。

　　二、本表的设计与编制

　　本表分四部分（见附表）：
　　
　　第一部分为基本情况，含：“单位代码”，人员所属内部单位，可以随着人员内部单位变动而变动。“微机编号”，每人固定一个编号，与保险手册中编号一致。“投保标志”，根据一定规律编制，其中小于20为在职人员，大于20则为不在职人员。“序号”，反映各人在职情况，由公式自动给出。“姓名”及其他认为必要的基本情况。基本情况部分，可以与其他有关职工管理方面的程序通用。
　　
　　第二部分为各年缴费情况，含：“年应缴费月数”，“上年月均工资总额”，“缴费比例”，“个人月应缴费”，“个人年应缴费”，“个人年已缴费”，“累计个人应缴费”，“累计个人已缴费”，“累计个人欠缴费”。
　　
　　第三部分为各年缴费详情，含：各年度各月份分栏显示。
　　
　　第四部分为附加表，为方便管理而设计的统计表。
　　
　　本表可与上级年初核定的缴费名册相呼应。

　　三、本表的公式设计

　　行设计：第一行为表名。为方便工作，合计数署于表前，即第4行。D4单元格键入公式：=COUNT（D5：D960），显示所有在职人数。AI4单元格键入公式：=SUM（AI5：AI960），显示个人应交费合计。将AI4公式复制到其余各栏：将光标定位于AI4，将鼠标指针放到右下角，呈黑＋字时，按住左键往右面拖曳到所需位置即可。
　　
　　列设计:“序号”显示在职情况,D5单元格内键入公式：=IF（E5>20，″″，1），表示假若E5大于20，D5为空白，否则等于l。使用填充柄（拖曳填充法）将公式复制到所需的末行。“个人月应缴费”等于相应年度“上年月均工资总额”“缴费比例”，AN5单元格内键入公式：=ROUND（IF（AL5=″″，0，（AM50．02＋0.04）），l），表示假若AL5为空白，则AN5等于0，否则等于AM5乘2％，积数末见分进角后保留一位小数。使用填充柄将公式复制到所需的末行。“个人年应缴费”等于“应缴费月数”“个人月应缴费”，AO5单元格内键入公式：=AL5AN5，使用填充柄将公式复制到所需的末行。“个人年已缴费”等于第三部分相应年度各月缴费的总和，AP5单元格键入公式：=SUM（BX5：CK5），使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人应缴费”等于前面各年度“个人年应缴费”加本年度“个人年应缴费”，AQ5单元格键入公式：=AI5＋AO5，使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人已缴费”等于前面各年度“个人年已缴费”加本年度“个人年已缴费”，AR5单元格键入公式：=AJ5＋AP5，使用填充柄将公式复制到所需的末行。
　　
　　“累计个人欠缴费”等于“累计个人应缴费”减“累计个人已缴费”，AS5单元格键入公式：=AQ5－AR5，正数表示欠缴数，括号内数据表示预交数。使用填充柄将公式复制到所需的末行。连续几栏（行）使用公式时，可一次复制公式，先选定要复制的这几栏（行）拖黑，用拖曳法统一复制。

　　四、本表的实际运用

　　平时按“微机编号”排序，临时使用可按具体需要重新排序。在合计行下插入一空行，使用筛选方式，单击工具栏“数据”——“筛选”——“自动筛选”。在筛选方式与“姓名”间拆分窗口，单击工具栏“窗口”——“拆分窗口”，或“窗口”——“冻结拆分窗口”，光标在拆分窗口的右面活动，以调整屏幕所显示内容。单人交费时，采用查找方式在“姓名”栏直接查找，将光标定位于姓名栏，同时按[Ctrl]＋[F]键，输入所查找姓名，按[Alt]＋[F]键（或左键单击“查找”）开始查找。单位集体交费时，采用筛选方式，并在该空白单元格内键入公式：=AT4－AT4原有数据，以检查并核对新输入数据的正确性。在“单位代码”下单击黑色倒三角，选出该单位后再在“姓名”栏找人。所交款项填入帐簿记载的相应年月。若某人某月有两笔以上交费，则在相应月份的单元格内输入数据时使用“=……＋……”，各数据相加，显示出来的是和，而在单元格编辑栏则可见各原始数据。
　　
　　本表所交款项输入后，即可自动显示各人应缴、已缴、欠缴数，若将公式稍作改动则可随意显示所要时间的上述资料。本表可随时查询各人的缴费情况。
　　
　　以上是1999年清查时用表，将各年数据同时显示于一个工作表中，故表格较大。以后每年与账簿对应，建立新账时，建立新表。每年年度终了对账结束，当账账、账实相附后，打印一份与账簿一并保存下来，该Excel工作表则作附属资料保存备用。年初只需将当年在职人员选出（可用筛选方式），将本表第一、第二部分数值复制到一个新建Excel工作表中，加上本年缴费基本情况及各月缴费详情即可（以前年度累计缴费各栏可省略）。本年缴费基本情况及详情的设计及其公式则与上述类似。年内有新增职工的，加在后面。
　
　　五、附加表

　　本表后面，可以加编一个统计表，以便于对下属单位的管理。

　　公式设计：BP4单元格内键入公式：=SUM（BP5：BP41），表示从BP5到BP41的总和。BP5单元格内键入公式：=COUNTIF（＄A＄5：＄A＄960，1010），表示将A5到A960所有等于1010的个数加总。BQ5单元格内键入公式：=SUMIF（＄A＄5：＄A＄960，″=1010″，＄AM＄5：＄AM＄960），表示将所有从A5到A960行代码等于1010，所对应的AM列数据加总。BR5单元格内键入公式：=SUMIF（＄A＄5：＄A＄960，″=1010″，＄AN＄5：＄AN＄960），表示将所有从A5到A960行代码等于1010，其对应的AN列数据加总。其余类推。