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EXCEL表中的存货管理
在使用财务软件进行帐务处理时，库存商品明细帐科目可以设三级，但附加条件的各种辅助核算要求精度较高，每输入一张凭证都要录入数量、单价，自动计算金额等三个内容，当碰到某些复杂的品种需要输入时，往往牵扯到这三个参数之间的相应变化。如果四舍五入的数字不够精确，帐套运行将会停止，修改工作无法正常进行，给帐务处理工作带来很大的麻烦，造成不必要的损失，那么怎样解决这类问题呢？
经过不断的实践努力和探索，我总结了一套做好库存商品明细帐的方法：即在库存商品明细帐中用手工代替电子帐套处理，这样帐套中库存商品明细帐只需设一级科目，输入一个总金额就可以进行核算，剩下的统计、合计、成本结转，全部在帐外用人工计算完成，整个帐套工作简单、明了、科学、正确，对作帐质量和速度将有很大的提高。
手工做库存商品明细帐，说起来简单，听起来也很容易，但实际做起来，并不是那么得心应手，品种数量少还可以，在帐页上一笔一笔登记入帐，检查核对完成后，用加权平均法计算出当期销售成本，月末输入成本结帐就可以了；但在实际工作中，每家企业的销售都有上千个品种，每个品种下面还分几十个细目，有的金额几十万甚至上百万。如我们经常接触的汽车零部件销售、修理修配、钢材市场等等，如果要做手工明细帐，需专人负责，还要有专业知识、对数据敏感的人员才能做好，即便这样，每个大类的品种做一本帐，也需要十几本200-300页帐纸的明细帐簿才能容纳所有商品内容，而且容易出差错，计算不准确，年终盘点和实际库存的出入很大。所以做手工库存商品明细帐实在是不可取的方法。但有些工作的确又脱离不了手工做帐。怎样解决这一矛盾呢？
经过一番苦思冥想和不断的实践，加上对电子表格的熟练应用，我的眼前终于豁然开朗：用EXCEL电子文档的“手工作帐”代替纸质帐页作帐，在EXCEL表上进行输入、统计、加权平均法计算、最后得出发出商品成本和月末余额，把需要的数据统计到盘点表上，不是可以用一张简单的电子表格文档代替复杂的手工记录、轻松计算销售成本、对作帐起到事半功倍的效果吗？
经过耐心的录入、仔细的检查、核对和修改，加上对EXCLE表格的分类、筛选、排序等方法技巧的应用，我终于试着做了一张“EXCEL”表的库存商品明细帐，不仅方法简单、省时、省力，数据精确、品种完全种类清晰，而且整张表格看上去简洁大方、没有涂改、一目了然，对帐套的处理起到了极大的推动作用。现简单介绍给大家，以便抛砖引玉、取长补短、互相学习，共同推进“手工电子”帐套处理的向前发展。
在一张EXCEL表的标签处标明月份，在表的上方设置好表头，如：日期、摘要、规格、上期结存、本期收入、本期发出、本期结存等内容，按顺序输入上期结存名称规格及数量、单价和金额，再按认证后入帐的增值税进项发票为依据，在收入栏下面填写数量、单价、金额等内容，最后按发票顺序输入销售数量，核对无误后，对规格型号作简单的调整，使整体上的分类尽量精简到最少， 这时选中全部表格，点击表上方“数据”栏的“排序”按钮，选中按“规格型号”排序的列按钮，点击确定，整张表格便会按“规格型号”分为几类，于是就省掉了我们在厚厚一叠帐单中寻找相同型号登记入帐的工作，要知道这是相当麻烦的一项工作，而且也方便我们及时调整一些已不存在的规格型号，简化帐页。在排序后的表格中，在每一个品种下面插入一行作为合计栏，合计栏用彩色填充加以区分，并插入一列，在列和彩色条之间写上“本月合计”字样，就可以在空白行中进行合计、加权平均单价及成本的计算，用公式计算出上期结存、本期购入、本期销售、本期结存的数量、单价和金额。完成计算工作后，按“CTRL键+SHFIT键”复制一张相同内容的表格，在后一张表格中，选中“本月合计”列，点击“数据”——“筛选”——“自动筛选”，在本月合计列右上方出现一个小三角符号，拉出下拉菜单，在下拉菜单中选取“本月合计”字样，出现一张彩色盘点表，将这张盘点表打印出来，就可以做成本结转帐了。
这种方做帐简单、实用、容易理解，如果还想做一本实际的手工帐，可以把盘点表上的数据抄写到纸质帐页上，数据准确无误，便于验算。
需要强调的是，在实际工作中，接触的商品品种类型复杂，有的分为上十个甚至上百上千种类型，为了节省时间、集中精力把帐做好，可以作一个简单的归类， 功能性质相同、单价也相当的就可以分为一类，不必每一样都分到最细，这样是无论如何也分不完的。归类后简单明了，调起帐来也就容易多了。
还有些商品在实际销售中可能暂时没有发票，这时会出现暂估入帐的现象，这特别是在一些不规范的企业中是相当普遍的，暂估入帐在月初要进行冲回，成本结转时要进行差价调整，在月末进行重新暂估，待发票开来进行入帐处理。作为一名会计人员，也有责任及时提醒企业开具发票，履行纳税义务。
在EXCEL表格的计算当中，还有许多值得借鉴和学习的方法，以上介绍的仅只是一些简单方法，希望大家能从中得到有益的启示。
责任编辑：冠
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