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指示,是对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示具有指导作用和依据作用。指示的特点有:依据性、指导性,针对性和及时性。指示按其内容性质可分为:指导性指示、方针性指示、法规性指示,指令性指示。
指示的结构,一般由标题、发文字号、受文单位、正文、落款,主题词组成。
标题。包括发文机关名称、事由和文种三部分。
发文字号。由发文机关代字、发文年度号、发文顺序号组成。若作为正式公文下达,必须写发文字号;若在报刊上刊登,也可不写。
受文单位。是指示的主送单位。如果下达的指示只适用于一定的范围,则要写清受文单位名称;如果属于全局性问题,带有一定的普遍性和广泛性,也可不写受文单位。
正文。一般包括前言、主体和结尾三部分。
正文的前言,要交待下达指示的根据。一般来说根据包括两点:一是理论根据。即下指示的理论意义,包含对方针、政策、法律、法令以及形势要求的阐述,以使受文单位对指示有一个高度的认识。二是实践根据。其目的是使受文单位明确指示的针对性与必要性,从而使之更好地执行。
正文的主体部分,是指示的主要内容。它通常包括三个公文写作宝典方面:布置任务。即要完成何种工作以及完成到何种程度。制定措施。即对所下达的任务,应采取何种步骤、办法和策略等。提出要求。即在执行中应注意的问题。
正文的结尾,常以“以上指示,望研究执行”来表述,也有的指示没有结束语。
落款。一般包括发文机关名称、发文日期、公章三部分。
若在报刊上刊登,可以不写落款,但在标题下要加括号注明发布日期。
主题词。是从指示的主要内容中概括出的几个主题概念,以名词或名词性词组来表述,写在末页落款的左下方,顶格写。若在报刊上刊登,可不写主题词。
写指示,要符合党和国家的有关方针、政策、法律、法令,这是其前提和基础;要根据指示的目的,对原则进行明确阐述,措施要可行,要求要具体;用词要确切,文字要精炼,力避繁琐杂乱,以免使人不得要领。
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