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对外贸企业存货实行电算化管理的具体设想
外贸企业的存货主要包括：商品采购（在途商品）、库存出口商品、库存进口商品、库存其他商品、待运和发出商品、加工商品等商品存货，还有材料物资、包装物、低值易耗品等非商品存货。
存货会计核算的一项主要任务就是正确地计算和确定存货的数量与价值以及存货发出和销售的数量与价值，正确计算销售成本。加强存货管理，首先要求建立和健全商品出入库制度，完善商品出入库手续；其次就是对商品的出入库实行全面的电算化管理。
一、商品存货实行电算化管理的要求
商品的出入库要求实行全面的电算化管理，即各种表格的填制和各种单证的输入，各种账的生成，及各部门之间的资料传送、信息反馈都要求通过系统来实现。因此，要求系统软件将仓库、业务、财务处理融为一体，实现一体化管理，改进一般财务软件按财务流程进行财务处理的局限，通过业务分类，输入相应的原始凭证信息直接生成记账凭证，对一些相同的数据、资料、信息实行共享，相互牵制，确保数据资料的一致性、准确性，达到正确计算和确定存货的数量与价值、商品的销售数量与成本，提高企业经济效益的目的。
二、商品存货对系统软件的要求及具体做法
（一）有关数据资料的传送和接收
1.仓库在输入各种“商品入库单”时，只需输入商品的合同号、货号（或编号）、实进数量，电脑就马上能从业务管理系统上取得有关商品的名称规格、计量单位、单价、金额、税率、税额、包装尺码、毛重、净重、供应商等资料。同样，在输入各种“商品出库单”时，只需输入单证的编号，就马上能从业务管理系统上调出该单的具体内容，再与“出库单”核对。如一致，按确认即可；如与“出库单”的“实发数量”不一致，则在“实发数量”栏上输入实发数量，并据以登记“库存商品明细账”。同时将信息反馈到业务管理系统上，这样，将大大减轻仓库入账的工作量。
2.业务部门能及时在电脑上查询商品的出入库情况，根据供货合同的具体要求对“商品入库单”的资料进行认真审核和确认。根据“商品出库单”的“实发数量”来确认实际出口情况，以便及时发现问题，与供货单位联系，确保出口业务的正常进行，对已审核确认后的“商品入库单”、“商品出库单”等所有单据不得随意改动，电脑自动将“实进数量”和“实发数量”登记“库存商品明细账”，确保进账资料的真实性和准确性。同时，对仓库送来的“商品验收发现问题报告单”及时提出处理意见，并将信息反馈到仓库。
3.业务部门收到供货单位开的发票等有关单证后，只需输入发票上的合同号，马上就能调出该合同的详细资料，便于快速审核所开发票的内容是否正确，如商品货号、名称规格、数量、单价等是否与供货合同相符。相符的根据已审核确认的“商品入库单”编制“付款申请表”。编制时，只需输入“商品入库单”的编号（可一次调出多个），生成一个总的“付款申请表”，明细资料按具体货号列出。对直接在工厂出货的商品在“商品采购”科目核算。如属同一供货单位，可与进仓的共编一份“付款申请表”，但必须在“付款申请表”的具体货号上注明“进仓”或“直出”。“付款申请表”由部门经理审核无误后，连同“商品入仓单”及供货单位开出的发票等单证送交财务部门付款。同时，对已生成“付款申请表”的“商品入库单”作付款记录，如部分付款的应在具体货号对应的备注栏上注明，作为日后付款的依据。
4.财务部门收到业务部门送来的“付款通知单”、“商品入库单”、发票等有关单证后，只需输入“付款申请表”的编号，就可以从业务管理系统调出该“付款通知单”的明细资料，并能直接在“付款通知单”上随意调出相应的“商品入库单”，与业务送来的资料进行核对。核对无误后，财会人员只需按一下确认，就可生成相应的“会计凭证”，并根据“付款申请表”明细内容登记“库存商品明细账”及“商品采购”明细账。同时，将“付款申请表”的编号自动记入银行存款的明细账内。财务部门付款后，马上将信息反馈到业务部门。如货款的付出日期、扣税金额、扣费金额、实付金额等，方便业务部门随时查询。
5.财务部门收到业务部门送来的“出口发票”或“内销发票”和“商品出库单”等单证后，只需输入“出口发票”或“商品出库单”的编号（可一次输入多编号），先从仓库管理系统调出该“商品出库单”的资料，与业务送来的资料进行核对。核对无误后，财会人员只需按一下确认，再直接在业务系统上取出各具体商品的成本加以汇总，就可生成相应的“会计凭证”。并根据“商品出库单”明细内容登记“库存出口商品明细账”，同时根据“出口发票”的内容登记其他有关科目的明细账。
6.月末，对已入库未付款的商品进行预估。即将业务已确认的“入库通知单”中没有付款记录的，进行列表并加以汇总，编制“会计凭证”，下月初用“红字”冲回。在工厂直出的根据“商品采购”科目的贷方余额进行预估。
（二）财务与仓库、业务对账
每月或每季度月结后，仓库、业务、财务各按合同、货号编制“库存商品结存表”，相互之间进行对账，编制“库存商品对账调节表”。对有疑问的商品，只需在“调节表”上点一下，就能调出该商品出仓的详细资料，以便及时发现问题，及时调整。季度编制“库存商品对账情况表”。
（三）商品存货的分析（编制各种分析表）
在电算化系统中，应同时具有对商品存货进行多方面分析的功能，如账龄分析；合理库存与不合理库存比率的分析；商品结构的分析；商品进价的分析等。通过分析，使企业能及时发现问题，及时处理。
存货会计核算的一项主要任务就是正确地计算和确定存货的数量与价值以及存货发出和销售的数量与价值，正确计算销售成本。加强存货管理，首先要求建立和健全商品出入库制度，完善商品出入库手续；其次就是对商品的出入库实行全面的电算化管理。
一、商品存货实行电算化管理的要求
商品的出入库要求实行全面的电算化管理，即各种表格的填制和各种单证的输入，各种账的生成，及各部门之间的资料传送、信息反馈都要求通过系统来实现。因此，要求系统软件将仓库、业务、财务处理融为一体，实现一体化管理，改进一般财务软件按财务流程进行财务处理的局限，通过业务分类，输入相应的原始凭证信息直接生成记账凭证，对一些相同的数据、资料、信息实行共享，相互牵制，确保数据资料的一致性、准确性，达到正确计算和确定存货的数量与价值、商品的销售数量与成本，提高企业经济效益的目的。
二、商品存货对系统软件的要求及具体做法
（一）有关数据资料的传送和接收
1.仓库在输入各种“商品入库单”时，只需输入商品的合同号、货号（或编号）、实进数量，电脑就马上能从业务管理系统上取得有关商品的名称规格、计量单位、单价、金额、税率、税额、包装尺码、毛重、净重、供应商等资料。同样，在输入各种“商品出库单”时，只需输入单证的编号，就马上能从业务管理系统上调出该单的具体内容，再与“出库单”核对。如一致，按确认即可；如与“出库单”的“实发数量”不一致，则在“实发数量”栏上输入实发数量，并据以登记“库存商品明细账”。同时将信息反馈到业务管理系统上，这样，将大大减轻仓库入账的工作量。
2.业务部门能及时在电脑上查询商品的出入库情况，根据供货合同的具体要求对“商品入库单”的资料进行认真审核和确认。根据“商品出库单”的“实发数量”来确认实际出口情况，以便及时发现问题，与供货单位联系，确保出口业务的正常进行，对已审核确认后的“商品入库单”、“商品出库单”等所有单据不得随意改动，电脑自动将“实进数量”和“实发数量”登记“库存商品明细账”，确保进账资料的真实性和准确性。同时，对仓库送来的“商品验收发现问题报告单”及时提出处理意见，并将信息反馈到仓库。
3.业务部门收到供货单位开的发票等有关单证后，只需输入发票上的合同号，马上就能调出该合同的详细资料，便于快速审核所开发票的内容是否正确，如商品货号、名称规格、数量、单价等是否与供货合同相符。相符的根据已审核确认的“商品入库单”编制“付款申请表”。编制时，只需输入“商品入库单”的编号（可一次调出多个），生成一个总的“付款申请表”，明细资料按具体货号列出。对直接在工厂出货的商品在“商品采购”科目核算。如属同一供货单位，可与进仓的共编一份“付款申请表”，但必须在“付款申请表”的具体货号上注明“进仓”或“直出”。“付款申请表”由部门经理审核无误后，连同“商品入仓单”及供货单位开出的发票等单证送交财务部门付款。同时，对已生成“付款申请表”的“商品入库单”作付款记录，如部分付款的应在具体货号对应的备注栏上注明，作为日后付款的依据。
4.财务部门收到业务部门送来的“付款通知单”、“商品入库单”、发票等有关单证后，只需输入“付款申请表”的编号，就可以从业务管理系统调出该“付款通知单”的明细资料，并能直接在“付款通知单”上随意调出相应的“商品入库单”，与业务送来的资料进行核对。核对无误后，财会人员只需按一下确认，就可生成相应的“会计凭证”，并根据“付款申请表”明细内容登记“库存商品明细账”及“商品采购”明细账。同时，将“付款申请表”的编号自动记入银行存款的明细账内。财务部门付款后，马上将信息反馈到业务部门。如货款的付出日期、扣税金额、扣费金额、实付金额等，方便业务部门随时查询。
5.财务部门收到业务部门送来的“出口发票”或“内销发票”和“商品出库单”等单证后，只需输入“出口发票”或“商品出库单”的编号（可一次输入多编号），先从仓库管理系统调出该“商品出库单”的资料，与业务送来的资料进行核对。核对无误后，财会人员只需按一下确认，再直接在业务系统上取出各具体商品的成本加以汇总，就可生成相应的“会计凭证”。并根据“商品出库单”明细内容登记“库存出口商品明细账”，同时根据“出口发票”的内容登记其他有关科目的明细账。
6.月末，对已入库未付款的商品进行预估。即将业务已确认的“入库通知单”中没有付款记录的，进行列表并加以汇总，编制“会计凭证”，下月初用“红字”冲回。在工厂直出的根据“商品采购”科目的贷方余额进行预估。
（二）财务与仓库、业务对账
每月或每季度月结后，仓库、业务、财务各按合同、货号编制“库存商品结存表”，相互之间进行对账，编制“库存商品对账调节表”。对有疑问的商品，只需在“调节表”上点一下，就能调出该商品出仓的详细资料，以便及时发现问题，及时调整。季度编制“库存商品对账情况表”。
（三）商品存货的分析（编制各种分析表）
在电算化系统中，应同时具有对商品存货进行多方面分析的功能，如账龄分析；合理库存与不合理库存比率的分析；商品结构的分析；商品进价的分析等。通过分析，使企业能及时发现问题，及时处理。
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