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“施贵宝”的特色内控

来源: 汤谷良、袁琳 编辑: 2003/01/24 15:06:29  字体:
  中美合资上海施贵宝制药有限公司(以下简称“施贵宝”)在实施内部财务的监控过程中,主要采取了以下几项措施:

  预算监控管理

  1.预算管理的全面性。

  “施贵宝”将与企业经济活动有关的内容,例如:销售、成本、固定资产投资、人员流动、现金流量等全部纳入预算管理,实行有效监控。预算每年8月开始编制,年底董事会通过后,第二年开始执行。企业每个部门经理以及总监以上管理者都有一份预算表,预算执行情况纳入考核,包括管理者的个人费用也专门设立一个账户,既不能超支,也不能结余,否则说明预算制定缺乏准确性。

  2.预算管理的严肃性。

  每年在制定预算时,对可能出现的预算增减,部门经理必须站在讲台上,面对审查人员的提问,说出预算升、降的依据,其中包括要预计到下一个年度国家宏观经济的走向、市场销售新产品的力度、广告费投入的数量等等,所有这些内容都要有充足的依据。总经理、财务总监和市场总监还要到总部汇报预算制定和执行的情况,这一切既是监控预算执行情况的需要,也是公司在实际工作中测评考核管理人员业务能力的需要。

  责任授权管理

  “施贵宝”从总经理到部门主管,所有人的权力都是有限的,被约束的。授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。授权管理的原则是:对在授权范围内的行为给予充分信任,但对授权之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外,还下达公司的相关部门,这些部门一律按授权范围严格执行。

  根据授权管理原则,公司设计好管理程序,管理人员如违反要求,将受到追究和处理,直至除名。对于公司内部的重大问题,由公司管理委员会集体讨论决定,该委员会由董事长、总经理、副总经理和财务总监等人组成。

  职责分离管理

  该公司按照总部的要求,对所有相关职责的岗位实施分离管理,以化解可能出现的危害公司利益的风险,这方面集中体现在工程招投标和内部采购方面。

  在公司工程部,负责招投标的是物资采购部。工程部没有决定承包工程的权力,只负责提供三家以上的承包方,以及与此相关的资质证书,决定工程招标时,按照同价情况下看质量,同质量情况下取最低价的原则进行比较。除此之外,财务部还具有监督和否决权,即你认为这个工程的报价最低,财务部认为在相同质量下还有比这一价格更低的,就可以否决你的方案。

  信息记录管理

  国外跨国公司强调所有经济活动都要有记录,公司在信息管理上要求做到完整、准确、及时和安全。信息的完整就是禁止账外账,并做到有始有终;信息的准确就是保持账与账之间的真实,并定期核对;信息的及时就是经济业务发生后及时入账,无论什么财务账,必须在规定时间内入账;信息的安全,就是将所有的客户建立档案,输入电脑,按业务量和信用情况给予不同的信用额度。公司设立了黑名单,如果欠账未付清,就会进入黑名单,绝对输不进销售单。

  总部审计管理

  公司总部每年派人来公司审计,主要是看对施贵宝总部制定的政策执行情况如何。审计的重点是合法销售,公司产品的销售是建立在质量、服务、价格和其他合法的市场机制基础上的;二是禁止贿赂,以贿赂获取销售在公司将被完全杜绝;三是无政治性捐助;四是公私分开,包括打电话上公私也要严格分开,施贵宝公司认为如果一个人公私不分,那么这个人的素质是有问题的;五是一切活动都要有记录,因此总部每年来重点审计,且来的人不可能重复出现,以后再来另一批人审计,专门找毛病,对查出的问题严肃处理。

  中美合资上海施贵宝制药有限公司的内部控制制度主要从四个层面强化了财务管理:

  第一个层面是预算监控。“施贵宝”深谙预算监控的重要,该公司对预算的管理体现了全面性和严肃性的原则。该公司对预算管理的全面性在于将与公司经济运作有关的内容实行有效监控。该公司预算的制定、执行程序化中一个值得借鉴的举措是:特别要求预算期终结时,预算的实际执行必须与预算相符,将其作为对预算制定者制定预算效益实绩的考核标准。

  该公司对预算管理的严肃性在于:其一,公司预算通过之后,公司的各部门及员工必须坚决执行。其二,公司的总经理、财务总监和市场总监定期到总部汇报预算制定和执行的情况,将其作为监控预算执行情况及对预算执行者执行预算效益实绩的考核标准。

  第二个层面是责任授权。“施贵宝”内部控制的一项重要举措是责任授权。该公司从总经理到部门主管,所有人员的权力不仅是有限的,而且是被约束的。该公司授权控制的方法较为规范,能根据财务管理授权理论的要求,通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。同时,该公司能够遵循授权控制的原则指导公司的运作,即在授权范围内的行为给予充分信任,但对授权之外的行为不予认可。

  第三个层面是职责分离。“施贵宝”依据不相容岗位相互分离,也就是不相容职务分工的内部控制原理,将公司所有相关职责的岗位实施分离管理,以化解可能出现的危害公司利益的风险,从而对公司的运作予以有效地制约和监督。该公司将所有相关职责的岗位实施分离管理的做法虽然可能会影响一些效率,但是分工起到了化解可能出现的危害公司利益的风险,实践证明是利大于弊。

  第四个层面是信息记录。信息记录是公司一项不可或缺的重要工作,也是内部控制的一个重要方面。“施贵宝”在信息管理上要求做到完整、准确、及时和安全。

  一个健全的公司财务控制体系,除预算监控、责任授权、职责分离、信息记录等四方面的内容外,还应包括责任制度、定额标准控制、实物控制、财务结算中心与财务公司和财务总监委派制等。

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