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现代企业内部控制环境的优化

来源: 上海会计 编辑: 2006/08/30 15:44:44  字体:

  现代企业是在一定的环境中进行经营的,构成企业内部控制环境的因素分为企业外部环境和内部环境。外部环境对企业内部控制的影响更多体现的是约束和规范,但不能把它作为内部控制系统组成的部分,因为它超出了企业的控制能力;而内部环境是直接造成各企业内部控制形式和内容差异的根本原因。相对于企业的内部控制来讲,内部控制环境显得格外重要,并被视为内部控制的基本构成要素。

  一、我国企业内部控制环境存在的主要缺陷

  所谓控制环境,是对建立、加强或削弱特定政策、程序及其效率产生影响的各种因素的总称。它是构成内部控制五要素(监督、控制活动、风险评估、信息沟通、控制环境)的基础,包括管理哲学和经营方式、组织结构、董事会、授权和分配责任的方式、管理控制方法、内部审计、人事政策与实务等各因素。目前我国的大多数企业尤其是上市公司都已经或正在建立内部控制体系。但是,没有一个有效的控制环境,其他要素不论质量如何,都不可能形成有效的内部控制。我国企业内部控制环境存在的主要缺陷表现为:

  1. 公司治理结构不完善,董事会丧失监督作用,“内部人控制”现象严重。COSO报告认为,企业内部控制环境的一个重要要素是董事会,并认为企业应该建立一个强有力的董事会。据有关调查表明,上市公司的董事会成员中,100%为内部董事的公司占有效样本的22.1%,50%以上为内部董事的公司占有效样本数的78.2%,董事长和总经理一人兼任的公司占总样本的47.7%.更有甚者,如在某集团公司内部,董事会一直处于瘫痪状态,该集团公司的注册日期是1993年10月,但决策层一直处于不断演变的状态之中,没有按章程规范化运作,董事会从未召集董事们就重大决策进行过表决,凡事都由总经理一人拍板。这种情况比比皆是。

  2. 管理当局的经营理念、方式和风格及对控制环境的认识误区。管理当局在建立一个有利的控制环境中起着关键性的作用。如果管理当局不愿意设立适当的控制或不能遵守建立的控制,那么控制环境将受到很不利的影响。下面三个方面的经营管理的观念、方式和风格,可能会极大地影响控制环境:(1)管理当局对待经营风险态度和控制经营风险的方法;(2)为实现预算、利润和其他财务及经营目标,企业对管理的重视程度;(3)管理当局对会计报表所持的态度和所采取的行动。在不考虑其他控制环境因素的情况下,如果管理当局是受某一个人或几个人支配,那么,以上这几个方面的影响可能会增大。实际上,许多管理者的管理思想和经营方式仍停留在行政领导的角色上,没有把企业当作自主经营、自负盈亏的法人实体和经营个体。

  3. 企业的组织结构混乱。企业的组织结构是计划、指导和控制经营活动的整体框架。它包括企业各个组织单位的形式和性质以及相关的管理职能和报告关系。一个有效的控制环境要求明确界定工作人员的责任和权限。比如,应当明确界定董事会、审计委员会和高级管理当局的责任。有的企业产权关系混乱,组织机构重迭、臃肿,不利于上、下级信息的沟通,如企业中的计划职能已分解到相应的职能部门,很多企业却仍设置计划科,结果是所有的计划都做,所有的计划都做不好。

  4. 没有形成合理的人力资源管理机制,“任人唯亲”,员工的考核奖惩机制不够健全。一个好的人事政策和实务,能确保执行公司政策和程序的人员具有胜任能力和正直品行。公司必须雇用足够的人员并给予足够的资源,使其能完成所分配的任务,这是建立合适的控制环境的基础。如果企业员工不正直,能力不足,那么即使是世界上最好的控制也不能发挥良好的作用。

  由于长期受封建思想的影响以及我国尚处在市场经济发展的初级阶段,企业没有形成任人唯贤的人才竞争机制,这在国家控股的公司的领导层尤其突出。不少管理者不习惯甚至不懂应用现代管理的控制方法,对下属人员的工作不能实施科学、有效的监督。其中,“考核奖惩机制不够健全、有效”是我国企业控制活动中最大的一个薄弱环节。计划可能是好的,但由于没有人认真去考核、去检查,其执行效果可想而知。

  二、内部控制环境优化的措施

  1. 建立科学有效的公司治理机制。现代企业是资产所有权和控制权分离的产物,公司股东、董事会、经理层之间的关系以及企业与员工、债权人的关系极其重要。建立科学的公司治理结构,应该包括拥有民主、透明的决策程序和管理议事规则,高效、严谨的业务执行系统,以及健全、有效的内部监督和反馈系统。明晰的产权关系如何保障各相关利益人的职责的履行,公司的激励约束制度如何发挥效力等等,都是要事先“约定”并在实践中予以回答的问题。重要的是,它的回答对企业的运行和发展必须是有效的,而不是表面性的。这是企业良性运行的基础,也是搞好内部控制的前提。

  2. 形成先进的管理思想和明确的管理目标。管理思想是支配企业运行的灵魂,是企业的价值观、经营理念、对社会及员工的责任观念等的集中体现;管理目标,预示着企业的发展,是企业实践战略管理的依据,也是进行经营和管理活动所努力的方向。管理人员对控制的态度决定了整个公司的态度和行为。如果雇员意识到控制对管理当局来说并不重要,那就不可能希望存在一个高效的认真运用会计和控制程序的环境。

  3. 建立优化的组织结构和高效的运作程序。企业作为一个组织,其体系的形成和组织功能的实现都是由组织结构的正常运行来完成的;组织结构的运行,要有规范的运作程序来支撑。一个企业面对着激烈的市场竞争,不同时期可能会有不同的经营策略,有时甚至会调整其经营战略,这都需要组织结构的优化来配合。高效的运作程序,指的是规范前提下的高效,包括严格的授权和明确的责任。

  4. 超前、务实的人力资源管理,建立相应的激励约束机制。一个企业的人力资源管理政策直接影响到企业中每个人的业绩和表现。良好的人力资源政策,对培养、提高企业员工的素质,更好地贯彻和执行内部控制有很大的帮助。超前与务实看似一对矛盾,用在人力资源管理上就是一种永恒的统一。所谓超前,是指企业人力资源的管理要具有前瞻性,要考虑到企业未来和员工的需要;务实,是指在人员的使用酬薪、晋升等处理上,要坚持德才兼备、公正,要制度化、透明化。人力资源管理还要调度重视对员工的培训、多方吸收和培养所需的各类人才。这样,企业和员工的共同愿景才有可能得以实现。

  5. 遵循健康严谨的行为准则,培育蓬勃向上的企业文化。如果说,企业中有员工自己管理自己的途径,那就是员工的行为准则和企业的文化。尤其是企业文化,它是一种力量,对公司制度的形成及执行程度有着极其深刻的影响,所以,企业要花大力气去重视它。根据美国经济学家罗宾斯的说法,在每个组织中,都存在着随时间演变的价值观、信念、仪式及实践的体系或模式,这些共有的价值观和模式在很大程度上,决定了雇员的看法及对周围世界的反应。我国的企业在经济体制的转轨过程中未建立起相应的企业文化,造成企业内部组织文化的缺位和混乱。企业必须通过严格的规章制度来促进良好的企业文化的形成和建立。

  除以上的几个方面以外,作为企业管理核心机构的公司董事会对内部控制的关注和监督,也是控制环境的重要组成部分。

  三、加强对控制环境的研究和建设,为发挥内部控制的作用而努力

  1. 从内部控制的角度看待控制环境问题,就是用风险的观念来考察企业的生存和发展。它的出发点与企业的出资人及重要的利益关系人是一致的,与有责任感的经理人员也应当是不矛盾的。然而,我们常常让眼光去注重于个人的控制权、管理权、眼前利益、部门利益等等不具有整体性的某些方面,致使企业出现潜在的风险。这些问题,如能通过对控制环境的认识而在一定程度上克服,并能逐步去改善控制环境,确是一件幸事。

  2. 企业内部控制的主体部分是会计控制,但内部控制的基础问题是控制环境;会计与控制环境有关,但远远不是全部。无论是会计控制还是非会计控制,都是作为企业要素中的人实施的一种行为。在控制环境一定的情况下,还有内部控制的内容和形式、范围和强度等与其相适应的问题;另外,企业的控制环境还必须与企业外部的客观环境相适应,这种状态,只有在深刻的研究企业内部控制环境的前提下才能实现。

  3. 作为企业管理一个组成部分的内部控制,要遵循动态性的原则,即内部控制应随着企业业务职能的调整和管理要求的提高而不断修订和完善,这绝非简单行事就可以办到的。但加强了对控制环境的研究和建设,就做到了有所准备。当前内部控制在我国的企业管理实践中,还处于起步阶段,人的认识程度有待提高,企业的控制环境急待改善。我们会计人员有责任去尽一份努力,把这项工作推行下去。

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